Betreft : Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
Volkstuinvereniging D’n Goarden te Winterswijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Onderstaand volgt, heel summier, een drietal maatregelen voortkomend uit de nieuwe verordening waar wij als vereniging in beperkte mate mee te maken krijgen. Ze worden puntsgewijs behandeld.
1) De AVG versterkt de positie van de betrokkenen, nl. de mensen van wie gegevens worden verwerkt. In het geval van de Volkstuinvereniging D’n Goarden zijn dat onze leden, donateurs en overige geïnteresseerden. De nadruk ligt – meer dan nu – op de verantwoordelijkheid van elke organisatie om te kunnen aantonen dat de wet wordt gerespecteerd omtrent bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering.
Ad 1) Volkstuinvereniging D’n Goarden maakt gebruik van de persoonsgegevens van betrokkenen zoals die ons door een ieder ooit aan ons zijn overhandigd. De gegevens worden opgeslagen en verwerkt in de desbetreffende bestanden van de leden, donateurs en geïnteresseerden en het secretariaat. De beheerders van deze bestanden zijn respectievelijk de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de voorzitters van de tuincommissie.
2) De AVG schrijft voor dat wij onze gegevensverwerkingen van betrokkenen in kaart brengen. Wij moeten documenteren welke persoonsgegevens worden verwerkt, hoe ze worden verwerkt, met welk doel dit gebeurt en met wie ze eventueel worden gedeeld.
Ad 2) Volkstuinvereniging D’n Goarden documenteert enkele gegevens van betrokkenen; nl. voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Het doel voor opslag, verwerking en verspreiding ervan is puur informatief; het betreft de toezending van gerelateerde informatie zoals onder andere vergaderingen, contributie, aankondigingen van lezingen, activiteiten en evenementen georganiseerd door de Volkstuinvereniging D’n Goarden. De verwerking en verspreiding van emailadresgegevens geschiedt altijd via de bcc ter voorkoming van mogelijk misbruik door datalekken. De gegevens van betrokkenen in de bestanden van de Volkstuinvereniging D’n Goarden worden niet gedeeld met derden en zijn puur voor intern gebruik.
3) De AVG stelt strengere eisen aan toestemming. Nieuw is nu dat wij moeten kunnen aantonen dat wij geldige toestemming van betrokkenen hebben verkregen voor de opslag en verwerking van persoonsgegevens.
Ad 3) De AVG vereist dat elke organisatie, ook Volkstuinvereniging D’n Goarden, actief moet kunnen aantonen dat u per 25 mei 2018 opnieuw akkoord gaat met de registratie, opslag en verwerking van uw gegevens in de betreffende bestandenlijst(en).
Indien u niet akkoord gaat met de bij de Volkstuinvereniging D’n Goarden over u bekende gegevens, inzake het gebruik van uw persoonsgegevens door de beheerders van bestanden zoals eerder in dit stuk gesteld verzoeken wij u dit expliciet aan te geven middels de bijgevoegde verklaring. Het secretariaat bewaart de niet-akkoordverklaringen van alle betrokkenen. Als u zich specifiek niet akkoord verklaard, kunnen de beheerders van de bestanden formeel niet meer in contact met u treden en ook geen e-mailcontact en telefonisch meer onderhouden.
Onze conclusie is dat de consequenties van de nieuwe verordening voor de Volkstuinvereniging D’n Goarden vrij beperkt zijn, aangezien we geen externe verwerker, zoals een servicebureau gebruiken en alleen identificerende gegevens zoals naam en adresgegevens, email en telefoonnummer registreren. Geslacht en leeftijd registreren is in ons geval niet toegestaan, aangezien die niet nodig zijn voor onze taak. Mocht u hierover vragen hebben, deze kunt u stellen via voorzitter@den-goarden.nl
Namens het bestuur,
Berty Jansen
Voorzitter/functionaris gegevensbescherming.